quarta-feira, 10 de julho de 2013

I ENCONTRO ESTADUAL DE ACADEMIAS E ENTIDADES AFINS - I ENEAF



I ENCONTRO ESTADUAL DE ACADEMIAS E ENTIDADES AFINS
 I  ENEAF
EVENTO COMEMORATIVO AOS 6 ANOS DA AFLAM
DATA: 15 E 16 DE AGOSTO DE 2013
LOCAL:  HOTEL THERMAS

O I Encontro Estadual de Academias e Entidades Afins - I  ENEAF é um evento comemorativo dos 6 anos da AFLAM cujo propósito é integrar as academias e Entidades Culturais do Rio Grande do Norte a ser enriquecida com uma grande discussão sob a temática ACADEMIA E SOCIEDADE, através de, Conferência, Debate, Grupos Temáticos e Plenárias deliberativas, objetivando cooperação, parcerias e inter­locução interinstitucional.

I  ELEMENTOS ESSENCIAIS  
1 TEMÁTICA – ACADEMIA E SOCIEDADE
2  Logomarca do evento – Mirella Ciarline e Nora Aires
3  AMBIENTAÇÃO / INSTRUMENTAL

II GRUPOS DE TRABALHO (GTs) / COMISSÕES:

1  COMISSÃO CENTRAL - Coordenação – Maria Conceição Maciel Filgueira
                                - Sub-Coordenações. Joana D’ Arc Fernandes Coelho
                                                            Maria Honorato Aires (Nôra)
                                                            Taniamá Vieira da Silva Barreto

2 COMISSÃO DE ASSESSORIA – Chrystian de Saboya
                                                                                Flauzineide Moura 
Maria do Socorro Cavalcanti                                        
                                                   

3 COMISSÃO DA TESOURARIA - Maria Goreth Serra Souza (Coordenadora)
                                                        Dulcinéia Aguiar Cavalcante e Silva)
                                                        Vanja Lúcia Freitas dos Reis
                                                        Margareth Freire
                                         
4  COMISSÃO DA SECRETARIA - Taniamá Vieira da Silva Barreto (Coordenadora)
                                                         Ângela Maria R. O. P. Gurgel
                                                         Helenita Castro Soares
                                                         Maria Goretti Alves            
                                                         Rosângela Maria  Botelho de Souza
                                        
5 COMISSÃO DO CERIMONIAL DA SESSÃO DE ABERTURA
                                                        Albetiza Leite de Sousa Melo (Coordenadora)
                                                        Aline Linhares
                                                        Margarida Costa de Araújo Bezerra
                                                        Suzana Goretti Lima Leite
                                                        Vera Cidley P. de Lira C. Soares

6  COMISSÃO DE RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO
                                                        Maria Goretti Medeiros Filgueira (Coordenadora)
                                                        Filemon Rodrigues - COMFOLC
                                                        Maria de Fátima de Castro
                                                        Maria Freire da Costa
                                                        Maria José Araújo Melo de Sousa
                                                        Maria Lúcia Escóssia de Castro
                                                        Martha Cristina Eleutério Maia  
       
   7  COMISSÃO DE ORGANIZAÇÃO E APOIO AOS TRABALHOS DE GRUPOS
                                                        Ângela Maria Rodrigues de. O. P. Gurgel (Coordenadora)
                                                        Helenita Castro Soares
                                                        Marcos Pinto - AAPOL
                                                        Suzana Goretti Lima Leite
                                                        Taniamá Vieira da Silva Barreto
                                                        Wellington Barreto  -  AMLERN

    8  COMISSÃO DAS ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
                                                      Joriana de Freitas Pontes (Coordenadora)
                                                      Antonia Lúcia da Silva Tony
                                                      Cláudia Xavier Azevedo
                                                      Francisca Lenilda da Silva
                                                      Margareth Freire de Souza
                                                      Simone Sângela Basílio Costa
   
9  COMISSÃO DE PATROCINIO
                                                     Maria do Socorro Fernandes (Coordenadora)
                                                     Maria Freire Costa
                                                     Rosângela Ma. Botelho de Souza
                                                     Simone Sângela Basílio Costa
                                                     Wellinton Barreto – AMLERN
   
 10  COMISSÃO DE DIVULGAÇÃO E COMUNICAÇÃO
                                                    Aline de Oliveira Linhares (Coordenadora)
                                                    Marcos Pinto
                                                    Izaira Thalita da Silva Lima
                                                    Simone Sangela Basílio

11  COMISSÃO DE HOSPEDAGEM
                                                   Maria Goeth Serra de  Sousa (Coordenadora)
                                                   Dulcinéia Aguiar Cavalcante e Silva)
                                                   Margareth Freire
                                                   Vanja Lúcia Freitas dos Reis

III) DESEMPENHO E COMPROMISSOS DE EXCUÇÃO DAS COMISSÕES
     
1 COMISSÃO CENTRAL-  Responsável por todo o processo de organização e de execução. Comissão encarregada de todas as decisões pertinentes para agilizar e facilitar o processo das execuções

2 COMISSÃO DA TESOURARIA - SETOR Responsável pela Receita e Despesa do Evento (receber a Taxa de Inscrição e efetuar qualquer pagamento relacionado às despesas do  Evento);
- DEVERÁ  ter a Relação de todas as Entidades  que irão participar do Evento;
-  ENCAMINHAR e-mails de acordo com a Relação das Entidades constando do Valor da TAXA DE INSCRIÇÃO, BANCO  E O NÚMERO DA  CONTA Bancária da AFLAM;
- DEVERÁ TER o Controle de todas as INSCRIÇÕES feitas e pagas ON-LINE;
- DEVERÁ Entregar à COMISSÃO DE RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO a Relação de todas as Entidades que efetuaram o Pagamento Via ON-LINE
- Fazer as reservas dos hotéis

3 COMISSÃO DA SECRETARIA  - RESPONSÁVEL pelos REGISTROS do Evento para publicação e  ARQUIVAMENTO como:  - Relação das Entidades Inscritas;
   -  Livro de Assinaturas e Folhas de Presenças por atividades;
                                      - Registro das Ocorrências Formais como: Formalidade da Abertura,       
                                      -  Discurso do Orador Oficial, Apresentação do Orador Oficial do
                                       Evento,  Avisos e Anúncios de Convidados e Presenças das
                                       Entidades, Canto e outros registros necessários
                                     - Fazer Relatório em forma de Anais;
                                       - Distribuir qualquer documento  necessário que requer a dinâmic das  
                                        atividades;
                                     - Distribuir algum registro solicitado por algum representante de
                                       Entidade.

4 COMISSÃO DO CERIMONIAL DA SESSÃO DE ABERTURA - DEVERÁ ser Responsável por toda a Organização da Formalidade da Sessão Solene de Abertura CONSIDERANDO:
- Organização da Mesa DIRETIVA (cadeiras  autoridades pertinentes, água, arranjo floral, Estandarte da AFLAM, bandeiras do Rio Grande do Norte e Mossoró, microfone/som,), entre outras necessidades;
- Preparar, juntamente com a COMISSÃO CENTRAL o cerimonial e repassar para a cerimonialista: ALINE LINHARES (Acadêmica da AFLAM), que deverá apresenta-lo às duas COMISSÕES mencionadas para as devidas apreciações.

5 COMISSÃO DE RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO - DEVERÁ previamente, ter recebido da Comissão da Tesouraria toda relação das Entidades com as INSCRIÇÕES QUITADAS (via e-mails);
- SERÁ Responsável pelas INSCRIÇÕES feitas na ocasião da Abertura  do Evento;
- DEVERÁ ser Responsável pela entrega do material para uso no ato da Inscrição e mediante a comprovação dos nomes constantes na Relação entregue pela Tesouraria
- Providenciar os certificados
- Providenciar os CRACHÁS
- Organizar o material do evento nas pastas para entregar aos participantes
                           
6 COMISSÃO DE ORGANIZAÇÃO E APOIO AOS TRABALHOS DE GRUPOS
- DEVERÁ definir os espaços para acomodar os Grupos de   Discussão,  a partir da Temática do Evento;
- ORIENTAR sobre a Formação dos Grupos antecipadamente quanto: - ao local onde se dará as Discussões, ao Número de Participantes por Grupo, Tempo das Discussões, Escolha de um Relator e um Apresentador das Conclusões dos Resultados, na Plenária Final;
- ACOMPANHAR as Discussões nos Grupos;
- SUBSIDIAR Material para os Grupos fazerem os seus Registros para apresentarem na  Plenária
Final do Evento;
- DEVERÁ coletar todos os resultados dos Grupos para ser ENTREGUE à Comissão da Secretaria para a formatação dos ANAIS;

7 COMISSÃO DAS ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
- DEVERÁ ser Responsável pelas atividades a serem apresentadas pelas artistas da AFLAM;                         
- DEVERÁ organizar juntamente, com a COORDENAÇÃO GERAL, as atrações após a abertura Solene da noite de Abertura;
- ENTRAR em contato antecipadamente com as artistas apresentadoras;
- ANUNCIAR aos participantes quem são as atrizes que irão se apresentar.
- Organizar stands para exposição de livros
- Lançamento coletivo de livros
  
8 COMISSÃO DE PATROCINIO DEVERÁ juntamente, com a Coordenação Geral fazer uma relação para facilitar a solicitação dos Patrocinadores;
- DEVERÁ estar preparada para vender a imagem do Evento aos possíveis Patrocinadores.
- PROVIDENCIAR URGENTE
- LISTAR OS PATROCINADORES: SIMSAL, CONTRUTORA, PARQUE ELEÈTRICO, TRESSÊ, ÓTICA FINESSE, ÓTICA IMPACTO, LIVRARIA INDEPENDENCIA, LIVRARIA ASA BRANCA, LIVRARIA FUTURA, PREITURA MUNICIPAL, FÁTIMA CARLOS.... COMPLETAR A LISTA.....
- PATROCÍNIOS para:            
 -  200 camisetas para serem vendidas ao preço de R$ 20,00 (vinte  reais); 
 - Coquetel
 - lanche
 - Fotografias
 - Baners grandes (um com o símbolo da AFLAM; um com a  logomarca do evento, um com os símbolos das empresas  patrocinadoras; um com a fotografia das acadêmicas – bater novas  fotos incluindo as neo-adêmicas)
- Canetas timbradas com os 6 anos da AFLAM
 - Banda Symara Tâmara
9 COMISSÃO DE DIVULGAÇÃO E COMUNICAÇÃO - DEVERÁ ser Responsável por toda Divulgação e Comunicação na imprensa: Falada, Escrita e Televisionada;
 - PREPARAR possíveis Entrevistas com a Presidência da AFLAM, da AMOL, AMLERN, ICOP, COMFOLC, SBEC, POEMA, SECRETARIA DE CULTURA DO MUNICÍPIO, DENTRE OUTRAS ENTIDDES CULTURAIS de MOSSORÓ E DO RN
- ALIMENTAR DE FORMA PERMANENTE, INTENSA E SUBSTANCIALMENTE A MÍDIA LOCAL E ESTADUAL COM INFORMES SOBRE O EVENTO, SEMPRE  DE MANEIRA CRIATIVA, DIVERSIFICADA, ATUALIZANDO COM NOVOS FLASH.... SEM PARAR, DE TODAS A FORMAS!!!!!!!!

10 COMISSÃO DE HOSPEDAGEM - DEVERÁ juntamente, com a Comissão da Tesouraria,  informar, via e-mail, a lista de Hotéis de Mossoró aptos, com os respectivos valores,  conforme a                         programação de cada Hotel;
- DEVERÁ informar que as reservas serão feitas pela Comissão garantindo  a vaga da hospedagem.

III – INSTRUMENTAL NECESSÁRIO A SER PROVIDENCIADO
·       APARELHAMENTO do Local do Evento:
                       - Local da Solenidade;
                       - Local da Recepção
                       - Local para o desenvolvimento das atividades sócio-culturais
                       - Local definidos para os TRABALHOS em Grupo;
·       MICROFONES  na Mesa Diretiva
·       APARELHO DE SOM, para Gravação do Evento;
·       FILMAGEM Direta e pelas Emissoras de TVS;
·       MESAS E CADEIRAS para o Ambiente do Congraçamento;
·       COQUETEL (Conseguir patrocínio);
·       PASTAS/SACOLAS: Bloco de Papel, Caneta, Crachá, Folder da AFLAM, Folders da Prefeitura de Mossoró ou das Empresas Patrocinadoras, Mapa de Mossoró fornecido pela PMM
·       Certificados

IV DIVISÃO DAS COMISSÕES PELA COORDENAÇÃO E SUBCOORDENAÇÕES

COMISSÕES:     TESOURARIA
                           RECEPÇÃO E INSCRIÇÃO
                           HOSPEDAGEM
RESPONSÁVEL PELO ACOMPANHAMENTO DOS TRABALHOS
SUBCOORDENADORA – MARIA HONORATA AIRES

COMISSÕES:    SECRETARIA
                         ORGANIZAÇÃO/APOIO AOS GRUPOS DE TRABALHOS
                         ATIVIDADES SÓCIO CULTURAIS
SUBCOORDENADORAS – JOANA D’ARC FERNANDES
                                         TANIAMÁ VIEIRA DA SILVA BARRETO

COMISSÕES: DE   PATROCÍNIO
                         COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO
                         CERIMONIAL DE SESSÃO DE ABERTURA
                         ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
COORDENADORA – MARIA CONCEIÇÃO MACIEL FILGUEIRA

PROVIDÊNCIAS DO MATERIAL LOGÍSTICO, FINANCEIRO

COORDENAÇÃO E SUBCOORDENAÇÕES

DESEMPENHO DO MESTRE DE CERIMÔNIA
1º - FAZER A COMPOSIÇÃO DA MESA DIRETIVA
      Presidente da AFLAM
      Orador Oficial
      Prefeita Municipal
      Presidente da Câmara de Vereadores
      Outras autoridades de destaque
2º - ANUNCIAR O ORADOR OFICIAL
3º - CITAR AS AUTORIDADES PRESENTES E CONVIDADOS(os que não
      vão para a Mesa)
4º - ANUNCIAR O APRESENTADOR DO ORADOR OFICIAL
5º - LER A PROGRAMAÇÃO DA SESSÃO SOLENE E DO DIA SEGUINTE
6º - DEPOIS DESSE PROTOCOLO PASSA A PALAVRA À PRESIDENTA DIZENDO QUE A MESA DIRETIVA ESTÁ COMPOSTA A PRESIDENTE OFICIALIZA A ABERTURA SOLENIDADE.
7º - O M. C DEVERÁ ANUNCIAR A CANTORA MARIA GORETTI ALVES DE ARAÚJO PARA CANTAR O HINO DO RIO GRANDE DO NORTE, FAZ A CHAMADA DO APRESENTADOR DO ORADOR OFICIAL, QUE PASSARÁ A PALAVRA AO ORADOR OFICIAL.
APÓS A FALA DO O. O. SERÁ ANUNCIADO O CANTO DO HINO DE MOSSRÓ, PELA MESMA CANTORA.

OBS: ACADEMICAS QUE NÃO IRÃO PARTICIPAR EM COMISSÕES OU EM OUTRAS ATIVIDADES:
1 - Ângela Ma. Cunha Fausto de Medeiros
2 - Clézia da Rocha Barreto
3 - Ivonte Pereira de Paula Barros
4 - Maria Salomé de Moura
5 - Railma Nunes Rodrigues
6 - Silvana Alves da Costa
ARTISTAS QUE PODERÃO PARTICIPAR DAS ATIVIDADES SÓCIO-CULTURAIS
1-    Symara Tâmara Fernandes  Carlos
2-     Iris Emanuelle
3-    Gisele Ferreira de Lima
4-    Claudia Maria Azevedo Xavier


 

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